Việc sử dụng email doanh nghiệp vốn không mấy xa lạ trong thời hiện đại. Bởi bên cạnh sự tiện lợi, email doanh nghiệp còn mang đến nhiều lợi ích khác trong việc quản lý doanh nghiệp, branding,… Cùng VietService tìm hiểu kỹ hơn về các loại email dành cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay, cũng như ưu và nhược điểm của từng loại qua bài viết sau!
Email doanh nghiệp theo tên miền riêng giúp tăng tính chuyên nghiệp và độ tin cậy trong mắt đối tác
1. Email dành cho doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp được hiểu là dịch vụ thư điện tử theo tên miền riêng của khách hàng. Đây là một giải pháp hữu hiệu, với mong muốn giúp việc trao đổi và cung cấp các giao dịch trực tuyến cho doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
Khi doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng, việc quản lý tập trung sẽ trở nên hiệu quả hơn. Từ đó, bằng việc quản lý nội dung email, doanh nghiệp sở hữu cho mình dung lượng lưu trữ lớn và chống tin nhắn spam một cách hiệu quả. Hơn nữa, việc sử dụng đuôi miền email đồng bộ khi trao đổi với khách hàng cũng giúp doanh nghiệp tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp hơn.
Dịch vụ email theo tên miền của chúng tôi sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ email riêng dưới dạng tennguoidung@tendoanhnghiep.com.vn. Tại thời điểm này, địa chỉ email của nhân viên sẽ được đính kèm cùng với tên của doanh nghiệp.
Ngoài ra, loại email này còn được đánh giá cao nhờ vào tính chuyên nghiệp. Mỗi một nhân viên của doanh nghiệp, của tổ chức, một khi sử dụng email có đuôi là tên miền công ty, đều mang trên mình trọng trách như một đại diện và bộ mặt của thương hiệu đó.
2. Vì sao cần dùng email doanh nghiệp
Email doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Chính vì lý do này, đây chính là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp hiện nay. Một số lợi ích điển hình có thể kể đến gồm:
- Nâng cao khả năng hiển thị trong hệ thống nhận diện thương hiệu doanh nghiệp: Sử dụng email của doanh nghiệp có thể giúp nâng thương hiệu lên một tầm cao mới so với việc sử dụng email truyền thống. Bằng những email có đuôi được đặt theo tên miền riêng, doanh nghiệp có thể tạo ấn tượng sâu sắc và xây dựng thương hiệu của mình trong mắt của đối tác.
- Xây dựng tính chuyên nghiệp cao đối với đối tác và khách hàng khi giao dịch trực tuyến: Đây chính là phương tiện giúp xây dựng độ tin cậy và tính chuyên nghiệp trong lòng đối tác và khách hàng nhờ vào địa chỉ email. Từ đó, giúp doanh nghiệp làm đẹp nhận diện thương hiệu của mình.
- Hạn chế thư rác, tin nhắn spam: Hầu hết các hệ thống email doanh nghiệp đều được trang bị một bộ lọc, nhằm loại bỏ thư rác. Nhờ vậy, sẽ giúp giữ cho hộp thư được an toàn trước sự xâm nhập của virus từ thư rác.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Người quản lý có thể kiểm soát số lượng và nội dung tin nhắn gửi đi để hạn chế rò rỉ thông tin nội bộ. Hơn hết, nếu có sự cố xảy ra, mọi thông tin đều có thể được khôi phục hoàn toàn và nhanh chóng.
- Thời gian chuyển phát email nhanh chóng: Các công việc như đàm phán và cộng tác với khách hàng qua email của doanh nghiệp sẽ diễn ra trơn tru và thuận lợi hơn.
- Quản lý tập trung và dễ dàng hơn: Email doanh nghiệp được coi là một công cụ hữu ích để quản lý tập trung của doanh nghiệp. Mọi giao dịch với khách hàng đều được thực hiện qua đây. Từ đó, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn tiết kiệm thời gian khi kiểm soát các giao dịch trong thời gian ngắn hạn qua một tháng hoặc một năm.
3. Các loại email doanh nghiệp phổ biến
Trên đà nhu cầu phát triển của xã hội, việc lựa chọn một loại email phù hợp cho doanh nghiệp là điều không mấy khó khăn. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp nên tìm hiểu về từng loại email đang phổ biến nhất trên thị trường để đưa ra lựa chọn chính xác nhất.
Server Mail từ Zimbra
Đầu tiên phải kể đến Server Mail từ Zimbra. Đây là loại email mang nền tảng phù hợp với doanh nghiệp có mã nguồn mở hiện nay. Zimbra là một trong những loại email mà doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phổ biến nhất tại Việt Nam.
Với các tính năng được mở rộng linh hoạt và hiện đại, Zimbra được đánh giá cao về tốc độ hoạt động và mức độ bảo mật cao, đây sẽ là một trong những lựa chọn phù hợp đối với doanh nghiệp hiện nay.
Tiếp đến không thể không nói đến gã khổng lồ mang tên Google. Được biết đến là một trong số những nền tảng có số lượng email đăng kí cao nhất tại thời điểm hiện nay. Chính giao diện thân thiện và dễ sử dụng của nền tảng này đã giúp cho Google thu hút được sự chú ý của người dùng.
Trên nền tảng này, người dùng có thể gửi và chuyển đi một số lượng lớn email đến nhiều người mà không cần phải sử dụng thêm bất cứ phần mềm nào. Bên cạnh đó, do sở hữu được nhiều tính năng nên Google thường có giá khá cao và đôi khi sẽ gặp phải sự cố về những tấn công mạng mang mức quy mô lớn.
Microsoft Exchange
Được cung cấp bởi Microsoft nên Microsoft Exchange sở hữu nhiều tính năng phong phú và mới lạ. Một trong số những thế mạnh mà nền tảng Email hybrid này cung cấp chính là địa chỉ IP ổn định và server khá mạnh.
Tuy nhiên, cũng giống như Google, Microsoft Exchange có mức giá khá cao. Chính vì thế, những doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nên cân nhắc kỹ trước khi đưa ra quyết định lựa chọn nền tảng này.
Mdaemon
Lựa chọn cuối cùng nhưng cũng không kém phần hấp dẫn đó chính là Mdaemon. Đây là một trong những đối thủ cạnh tranh đối với Microsoft Exchange. Được biết đây là một trong những nền tảng khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.
